Bij het woord ‘productie’ denkt men eerder aan glimmende auto’s die van de lopende band komen en vlijtige servicemedewerkers, dan aan beleidsnota’s die uit de printer rollen. Toch produceren overheidsorganisaties en (not for) profitbedrijven ook beleid. Maar waar nieuwe auto’s en vlijtige servicemedewerkers al snel bewondering afdwingen, staan de meesten van ons wat cynischer tegenover het ‘papieren’ beleidsproduct. Coaching vroeg twee beleidsspecialisten pur sang naar hun liefde voor het vak, de zin en onzin van beleid en het geheim van een productieve beleidsnota. Verslag van een geanimeerd gesprek met Miguel Goede en Martin van den Blink over schrijfplezier, momentum, ivoren torens, en het grote gevaar van zelfdenkende lezers.

Alles is beleid
‘Eigenlijk is alles beleid’, zegt van den Blink met een knipoog. De afspraken die ouders met hun kinderen maken over bedtijd, huiswerk en uitgaan zijn een vorm van (gezins)beleid. Bedrijven formuleren bijvoorbeeld strategisch beleid en personeels- en opleidingenbeleid, en overheden ontwikkelen beleid op maatschappelijk niveau. Dat gaat bijvoorbeeld over de veiligheid van het eiland, de groei van de economie of de toekomst van de jeugd en mondt vaak uit in wet- en regelgeving. Ook op mondiaal niveau wordt steeds meer beleid gemaakt. Wil je het broeikaseffect tegengaan en de CO2 uitstoot verminderen, dan moet je wereldwijd afspraken en (beleids)plannen maken, zoals het Kyoto-verdrag.

Vaag en zweverig
Voor de term ‘beleid’ zijn minstens 40 definities in omloop. In essentie betekent beleid ‘onzekerheidsreductie voor de toekomst’. Het geeft richting en bepaalt grenzen. Wat zijn de (beleids)kaders, waar wil je naartoe, waarom en hoe ga je dat realiseren? Toch associëren veel mensen beleid met iets ‘vaags en zweverigs’. ‘Het vergt een zeker abstractieniveau’, meent Goede. ‘Je zet een koers uit op hoofdlijnen, maar je kunt niet alles overzien. Beleidsnota’s gaan vaak uit van concepten en modellen, terwijl de praktijk weerbarstiger blijkt. Het funderend onderwijs en de sociale vormingsplicht moeten er voor zorgen dat de Curaçaose jeugd een goede toekomst krijgt met uitzicht op werk en inkomen, maar wie garandeert dat, en zijn er geen betere beleidsalternatieven denkbaar? Men zoekt de zekerheid dat het beleid in de praktijk ook werkt, maar dat kan lang niet altijd.’

Eén vermiste toerist en daar ga je
‘Beleid is heel complex geworden’, meent van den Blink. Alles grijpt op alles in. ‘Beleidsmakers moeten rekening houden met allerlei neveneffecten. Eilanden als Aruba en Sint Maarten kunnen jarenlang een zorgvuldig toeristenbeleid opstellen en miljoenen investeren, maar als er een Amerikaanse toerist vermist raakt of mishandeld wordt, ligt je beleid zo aan diggelen en ben je wereldwijd negatief in het nieuws.’ Doordat het beleidsveld zo complex is, dijen beleidsnota’s uit. Van den Blink: ‘Men haalt er van alles bij en wil zo volledig mogelijk zijn. En dat kost tijd. Maar als de beleidsvoorbereiding te lang duurt, verlies je momentum. Je probleemanalyse is weliswaar nauwkeurig en uitgebreid, maar je beleid is niet meer relevant en verdwijnt helaas onder in de bekende ‘la’.

Zelfdenkende lezers zijn levensgevaarlijk
‘Het moeilijkste van een beleidsnota is het formuleren van een heldere kernboodschap en het logisch en leesbaar ordenen van je informatie’, vindt Van den Blink. ‘Vaak zie je bij beleidsschrijvers een soort ‘mushrooming van gedachten’, terwijl je de tekst juist moet durven strippen tot de essentie. Teveel slecht geordende informatie creëert verwarring. De lezer verdwaalt en gaat de nota zelf maar interpreteren. En dat is levensgevaarlijk’, vindt van den Blink. Een goede nota beperkt de denkruimte van de lezer en is glashelder over het geconstateerde (hoofd)probleem en de gekozen oplossingsrichtingen. Dat voorkomt oeverloze discussies, misverstanden en vertragingen in het implementatietraject en zorgt dat de uiteindelijke beleidsresultaten beter te toetsen zijn.’

Goede nota’s hoeven niet meer gelezen te worden
‘Goed beleid ontstaat niet in ivoren torens’, meent Goede. ‘Iedereen die betrokken is, moet zich eigenaar voelen van jouw nota. Beleidsmakers moeten veel meer interactie organiseren met hun stakeholders en doelgroepen. Als je investeert in draagvlak heeft je doelgroep het gevoel dat het ‘hun nota’ is, en is de kans op succesvolle implementatie groter.’ Eigenlijk hoeft men zo’n nota dan niet eens meer te lezen, want de inhoud en de uitkomsten zijn al ‘bekend’.

‘Maar je moet wel je eigen ding doen’, waarschuwen van den Blink en Goede. Je houdt de regie en timing in eigen hand en blijft onafhankelijk. ‘Als je iedereen te vriend wilt houden wordt je beleidskoers een weinig inspirerend en kleurloos compromis’, aldus Van den Blink. Voor vernieuwend beleid moet je keuzes durven maken en knopen doorhakken. Op een klein eiland als Curaçao met veel politieke wisselingen is dat niet eenvoudig en ook niet zonder risico.

Beleid kan best op één A4’tje
Goede heeft een hekel aan opgeklopte nota’s die toch niemand leest. ‘Het prestige zit dan in het aantal bladzijden en het schrijven van de nota wordt een doel op zich.’ Beleid heeft alleen maar zin als het leidt tot beslissingen en resultaten. Een nota is slechts één stap in een veel breder proces van beleidsvoorbereiding, ontwikkeling, uitvoering en evaluatie. Wat Goede betreft, past beleid op één A4’tje en kan een productieve nota ophouden bij de ‘executive summary’. Bij profitbedrijven gebeurt dat ook vaak, maar binnen de overheid is dat helaas nog heel ongewoon.’ ‘Bij commerciële bedrijven leidt succesvol beleid tot meer winst. Dat is concreet en meetbaar. Beleidsmakers varen op hun ‘gut feeling’ en hun kennis van de markt. Men kan flexibel opereren, en snel van koers veranderen, want een bedrijf is geen democratie. Overheden moeten zorgvuldiger en voorzichtiger te werk gaan. Ze moeten hun beleid aan hun burgers verkopen, vertalen in wet- en regelgeving en verantwoording afleggen aan de belastingbetaler, die het uiteindelijk allemaal financiert. Overheidsbeleid mag ook niet te risicovol zijn, want waar een bedrijf failliet kan gaan, kan een democratisch land zich dat niet permitteren.’

Steun van de baas is cruciaal
Goede en Van den Blink ontlenen veel plezier aan hun (beleids)vak. De positieve sfeer die je met collega’s creëert rondom het schrijfproces en de constructieve steun van je meerdere zijn heel bepalend voor de kwaliteit van je nota, merken zij. Toch signaleert Goede op Curaçao soms een schaamtecultuur, waarbij men moederziel alleen met nota’s worstelt. ‘Uit angst voor de baas en zijn harde kritiek, legt men concepten niet vroegtijdig voor, maar ploetert men door tot het bittere eind. Het eindproduct voldoet dan vaak niet, terwijl het in een eerdere fase bijgeschaafd had kunnen worden.’ Beide beleidsspecialisten pleiten voor teamgeest. ‘Werken in teams aan beleidsproducten versnelt het denk- en schrijfproces, vergroot het werkplezier en zorgt bijna altijd voor betere en creatievere nota’s.’

Taal hoeft geen obstakel te zijn
‘Veel beleid in de Antillen wordt in het Nederlands geschreven en dat is soms een probleem’, constateert Goede. Op Curaçao is bijna iedereen meertalig en Nederlands is lang niet altijd de moedertaal. Onvoldoende schriftelijke taalbeheersing leidt tot onzekerheid, waardoor de schrijver soms verlamt of vertraagt. ‘Doodzonde en onnodig’, vindt Goede. ‘Het gaat om de heldere denklijn en niet om het perfecte taalgebruik. Daar kun je later een taaltechneut en eindredacteur voor inhuren.’ Wees niet te perfectionistisch en gebruik de computer niet als een typmachine, is nog een advies van Goede. ‘Je hoeft niet per se bij het begin te beginnen en stapsgewijs naar het eind toe te werken. Met computers kun je schrijven zoals je denkt. Begin met de stukken waarover je veel weet en vul de lege vlakken later in. Dat houdt de vaart erin. Van den Blink: ‘Het helpt ook als organisaties handige beleidssjablonen gebruiken, waar iedereen mee werkt’. Je hoeft dan niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden en werken vanuit een eenduidige notastructuur zorgt dat je elkaar beter en sneller ondersteunt.’

Flitsende rapsongs en beleids-DVD’s
Beleid wordt meestal opgeleverd in saaie rapporten. ‘Jammer’, vindt Goede, want dat hoeft niet zo te zijn. ‘Tegenwoordig kunnen we mediavormen kiezen die visueler, auditiever en aantrekkelijker zijn. Curaçao heeft niet zo’n schrijf- en leescultuur, waardoor je juist met andere communicatievormen veel van je doelgroepen beter bereikt.’ De essentie van de Sociale Vormingsplicht kan ook in een rapsong worden verwoord en personeelsbeleid kan je aan de hand van flitsende interviews op je website zetten of als bedrijfsfilm presenteren. De techniek is er al, maar het is relatief duur en nieuw. ‘Hoog tijd’, vindt Goede, ‘voor beleidsmakers met lef die niet alleen oog hebben voor de inhoud, maar ook voor de vorm.’

Sneeuwbalbeleid
‘Beleid maken’ is een heerlijk vak, vinden beide heren. Je mag ze er altijd voor wakker maken. Het geheim van goed beleid zit in de helderheid en de herkenning. Dat is wel veel makkelijker gezegd dan geschreven. Productief beleid is als een rollende sneeuwbal. Je kunt er niet omheen, je wordt erin meegenomen en je rolt zonder vertraging op je doelen en concrete resultaten af. Wanneer je op deze wijze ‘beleid’ produceert, kun je er als beleidsmaker van op aan dat je eindproduct bij de klant niet op cynisme stuit, maar - net als die glimmende auto’s en vlijtige dienstverleners - op bewondering kan rekenen.

Profiel Martin van den Blink
•          HRM-adviseur en beleidsspecialist
•          richtte onlangs zijn eigen consultancy bedrijf ‘Smart Sources’ op
•          gaf jarenlang als kerndocent van het ROI (Rijksopleidingsinstituut) beleidscursussen aan ministeries en gemeenten
•          coacht individuen, afdelingen en organisaties in hun (schriftelijke) communicatie(strategie)
•          vindt het ‘snel schrijven van ’to the point’ nota’s een uitdaging
•          heeft een hekel aan vage beleidsnota’s, waar de lezer in verdwaalt

Profiel Miguel Goede
•          decaan aan de sociaal economische faculteit van de UNA
•          promoveerde onlangs op een proefschrift over het functioneren van overheids-NV’s
•          helpt studenten en professionals in het aanscherpen van hun schrijfvaardigheden
•          trainde de landsoverheid in het begrip ‘nieuwe overheid’ en het beleidsdenken dat daarbij hoort
•          vindt het schrijven van beleidsnota’s een heerlijke en creatieve uitingsvorm
•          heeft een hekel aan dikke opgeklopte beleidsnota’s, afkomstig uit ivoren torens

10 tips voor een productief beleidsproces

Formuleer een kernboodschap:
wees ‘to the point’ over problemen en oplossingen

Beperk jezelf:
lange nota’s worden niet gelezen

Orden helder:
presenteer de lezer een duidelijke denkstructuur

Creëer draagvlak:
betrek doelgroep en stakeholders vroegtijdig

Schrijf lezersgericht:
verplaats je in de behoeften van de lezer maar verken samen problemen en oplossingen

Schaaf bij:
bespreek conceptversies steeds met betrokkenen

Benut momentum:
timing is net zo belangrijk als de inhoud

Maak gebruik van sjablonen of voorbeelden:
dat maakt het schrijfproces eenvoudiger en sneller

Werk in teamverband:
houd de regie

Dek je medewerkers:
verdedig als management het ontwikkelde beleid
> Maya Mathias