Het komt helaas voor dat medewerkers in een organisatie frauderen. Soms gaat het om regelrecht geld achterover drukken, maar het kan ook gaan om subtielere vormen van oplichting of dingen doen (of juist niet doen) in de baas zijn tijd.
‘Waar je rekening mee moet houden’, zegt Nelly Schotborgh van Forensic Services, ‘ is dat het vaak niet slechts een persoon is die de rotte appel is. Het zijn veelal omstandigheden in de werksituatie die mensen de gelegenheid bieden, of ertoe verleiden, om de regels en procedures aan hun laars te lappen.’ Er is dus bijna altijd meer aan de hand, zegt ook Benno van Leeuwen van Forensic Services. Een van de kwalijkste stappen die je kunt zetten is verdenkingen koesteren, maar dan toch het een en ander niet grondig uitzoeken. ‘Als leidinggevende ben je namelijk waarschijnlijk niet de enige die verdenkingen koestert, je medewerkers vaak ook. Als er dan niet duidelijk wordt gehandeld, werkt dat zwaar demotiverend voor de anderen.’

Mengeling
Nelly Schotborg kan het weten. Al jaren voert ze onderzoeken uit bij bedrijven en andere organisaties waar mogelijk iets mis is. Forensic Services heet haar organisatie en het is ook de naam van deze specifieke werkdiscipline. Het is een mengeling van onder meer opsporing, accountancy, compliance, en zelfs sociologische aspecten zoals gedragswetenschap komen eraan te pas. ‘Er is geen specifieke opleiding voor. De meesten van ons hebben een politiële of juridische achtergrond, aangevuld met kennis en ervaring op de andere terreinen’, legt Schotborgh uit.

Verslapping van de regels
‘Onregelmatigheden komen vaak voor in organisaties waar bepaalde dingen niet goed geregeld zijn en procedures ontbreken. Het gaat haast nooit om slechts één rotte appel die er tussenzit.’ Het komt volgens Schotborg vaak voor dat er wel administratieve procedures zijn en interne controleregels, maar ze zijn niet updated en worden ook niet nageleefd. ‘Dan weet iedereen wel dat eigenlijk twee mensen voor een cheque moeten tekenen, maar ja, dat is soms zo onhandig en dan doet men het maar niet.’
Er zijn allerlei omstandigheden denkbaar waardoor medewerkers ontvankelijk worden voor misstappen. ‘Als ze zich onrechtvaardig behandeld voelen of benadeeld, dan kan het ze niet veel meer schelen al die regels.’ Dat komt onder meer voor als de baas een slecht ‘rolemodel’ is, licht Benno van Leeuwen toe. ‘Hij komt steeds te laat, draagt belastingen niet af, of erger nog, gebruikt het geld voor zichzelf, hij neemt geschenken aan bij een opdracht, et cetera. Het personeel ziet dan dat hij het niet zo nauw neemt, dus waarom zouden zij dat wel doen?’ Ook als de productiedruk op het personeel en de organisatie erg hoog is sluipen er risico’s in. Van Leeuwen: ‘Organisaties worden soms onvoorzichtig en kijken niet meer naar de achtergronden van nieuwe cliënten, wat voor opdrachten zijn het, waar komt het geld vandaan? Het gaat om constante aandacht voor betrouwbaarheid en integriteit.’

Pre employment check
Iets wat steeds meer wordt gevraagd is een ‘pre-employment check’ van potentiële medewerkers. Iemand screenen voordat hij als medewerker wordt aangenomen. ‘Wij kijken dan niet of iemand voldoende kwaliteiten voor de functie heeft, maar of hij of zij voldoende betrouwbaar en integer is voor de functie.’
Dat gebeurt door middel van ‘tracing’, waarbij iemands stappen en beweringen worden nagetrokken. Iemand zegt wel dat hij een diploma heeft, maar bevestigt de onderwijsinstelling dat ook? En iemand kan Microsoft Certified zijn, maar dat moet wel ieder jaar worden geupdate. ‘We kunnen ook voormalige werkgevers benaderen en vragen naar de redenen van vertrek, zou hij de persoon weer in dienst nemen et cetera.’
Maar er wordt ook gekeken naar iemands financiële positie. ‘We kunnen niet alles opvragen, maar we kunnen wel de logica en geloofwaardigheid onderzoeken van iemands bezittingen. Hoeveel onroerend goed staat er op zijn naam bijvoorbeeld’, legt Schotborg uit. Soms is er ook een persoonlijk interview, vooral bij ‘high risk’ functies. In ieder geval is de kandidaat er altijd van op de hoogte als er zo’n pre-employment check wordt gedaan. ‘We stimuleren ook om ermee te adverteren bij de werving, dat werkt zelfs preventief.’

Klein eiland
De kleinschaligheid van het eiland draagt er aan bij dat mensen redelijk snel goed van vertrouwen zijn, zegt Benno van Leeuwen. ‘Je denkt al gauw, als er iets fout was dan had ik het wel gehoord. Maar dat is nu juist op een klein eiland niet altijd zo. Er kunnen jaren overheen gaan voordat uiteindelijk blijkt waarom iemand echt bij een vorige werkgever is weggegaan.’
Het gebeurt ook dat iemand die in de fout is gegaan met zachte hand wordt weggewerkt middels ontslag, maar zonder dat er aangifte wordt gedaan bij justitie. Niet alle bedrijven willen er immers voor uitkomen dat er iets fout is gegaan. Schotborg: ‘Het kan in zo’n geval - en dat is ook wel eens gebeurd - voorkomen dat iemand het ontslag alsnog bij de rechter gaat aanvechten en dat wint, want er was immers geen formele en aantoonbare reden voor het ontslag.’

Een screening is vooral ook nodig bij functies waarvoor mensen uit het buitenland worden aangetrokken. Dat zijn intensieve en kostbare trajecten waarbij je je eigenlijk geen fouten bij de werving kunt veroorloven. ‘We hebben voor dergelijke screenings een heel netwerk aan contacten met collega’s opgebouwd. ‘Het blijkt nodig omdat mensen nogal eens naar het buitenland komen omdat ze bij een werkgever even uit de wind gezet moesten worden, zogezegd.’

Volgens Schotborgh gaat het lang niet altijd om zoiets concreets als een strafdelict en veroordeling waardoor iemand minder geschikt kan zijn voor een bepaalde functie. ‘Je hoeft niet iets keihards te hebben om iemand te weigeren voor een functie. ‘Er kunnen andere aanwijzingen zijn in de antecedenten waardoor je de afweging maakt om het risico niet te nemen.’
> Stella van Rijn