We hopen allemaal dat we ze niet nodig hebben, de back-ups van onze databestanden, maar helaas blijkt in veel situaties dat ze onmisbaar zijn. Het verliezen van belangrijke databestanden door diefstal, brand, orkanen, wateroverlast bij overvloedige regenval of een virusinfectie is voor iedere organisatie een ramp.

Sinds ‘9-11’ wordt wereldwijd zeer veel aandacht besteed aan het ontwikkelen van goede Business Continuity Plans. Het bleek dat bedrijven die in de torens van het WTC zaten en die beschikten over een degelijke continuïteitsplanning, waaronder goede backup en restore procedures, veel sneller weer operationeel konden worden gebracht dan de bedrijven die al hun data waren verloren. In veel gevallen konden deze bedrijven de klap niet meer te boven komen.
Sindsdien is men zich er veel bewuster van geworden dat degelijke backup’s, gedocumenteerde en uitgeoefende noodprocedures, en een goed en up-to-date disaster recovery plan van onmisbaar belang zijn.

Toch betekent deze bewustwording nog niet dat iedere onderneming de backups goed geregeld heeft. Tijdgebrek, een slecht functionerende backup-unit of het gebrek aan een goede backup-procedure hebben vaak tot gevolg dat er geen betrouwbare backups worden gemaakt. En net op het moment dat we deze backups nodig hebben, blijkt dat deze niet voldoen.

Bij een verzoek om een organisatie bij te staan met het restoren van een database f andere kritische data, blijkt dat er vaak dieper liggende problemen bestaan. Enkele veel gehoorde praktijkvoorbeelden:

• Het backup programma stopte net ‘toevallig’ vorige week met het wegschrijven van de backup files
• De tapes waarop de backup files zijn weggeschreven zijn ‘kwijt’ of ‘corrupt’ geworden
• Het dak heeft gelekt en de tapes waren niet off-site (op een externe locatie), of in een brandkast opgeborgen
• Men heeft altijd de backup functie getest en nooit de restore functie en juist deze functie werkt niet

Al te vaak krijgt de systeembeheerder de schuld van backup en restore problemen. En pas als het spreekwoordelijke kalf verdronken is, dan dempt men de put door pas na de stroomstoring een plan te maken voor onderhoud van de UPS en na diefstal, brand, orkaan of virusaanval pas een goed Business Continuity Plan op te stellen.

Om het onderwerp Backup en Restore Procedure ook onder de leidinggevenden meer aandacht en prioriteit te geven, volgen hier enkele tips:

Soorten backups:

• Full backup
  De naam zegt het zelf, een volledige backup. Van ieder bestand wordt onconditioneel een backup gemaakt.

• Incremental backup
  Een incrementele backup, is een manier om het backup medium efficiënter te benutten, en bespaart ook heel wat tijd. In plaats van alles weg te schrijven naar het backup-medium, worden alleen de bestanden weggeschreven die gewijzigd zijn sinds de laatste volledige (of incrementele) backup.

Om deze soort van backups te kunnen terugzetten is het noodzakelijk om over de volledige (en soms alle voorgaande incrementele) backups te beschikken. Het nadeel van deze soort backups is dus dat je bij het terugzetten waarschijnlijk een aantal keer van medium zult moeten wisselen en het ook meer tijd in beslag gaat nemen. Maar dit nadeel bij het restoren weegt niet op tegen het voordeel dat je hebt bij het backuppen. Het uitvoeren van een volledige restore vanaf tape is immers een exercitie die niet vaak voorkomt.

• Online backup

Steeds vaker gaan bedrijven over tot het maken van online backups. Het voordeel is dat er hier-voor intern, geen backup-infrastructuur en kennis voor nodig is, en dat men er zelf geen omkijken meer naar heeft. Alle kennis op dit gebied ligt dan bij het bedrijf waaraan deze service uitbesteed is. Hiervoor zal er echter een snelle en betrouwbare Internetverbinding nodig zijn.

Backup gelukt?
Controleer geregeld (altijd is beter en vooral de eerste keren) of je backup ook geslaagd is. Het komt vaak voor dat mensen denken dat alles gebackuped is, maar als men de backups nodig heeft, merkt men dat alle gemaakte backups blanco zijn.
Doe ook na de backup een test of het backup medium leesbaar is en berg de backups zo snel mogelijk op. Dit is een actie die cruciaal is, en opgenomen moet zijn in de backup procedure. Het is dus ook best practice dat er op gezette tijden een (volledige) test restore wordt uitgevoerd.

Enkele tips

• Maak elke dag een backup
• Test uw backup door data van de tape terug te halen en kijk dan naar de kwaliteit van de teruggehaalde gegevens
• Bewaar tapes bij voorkeur in een brandwerende kluis en zorg dat de backup-procedure/taperotatie er in voorziet dat er ook tapes ‘off site’ worden bewaard
• Zorg ervoor dat backup-procedures ook bij ziekte en vakantie door blijven werken en maak minimaal twee personen daarvoor verantwoordelijk. Zorg dus ook voor een menselijke backup
• Maak niet een overbodige full backup. In de meeste situaties voldoet een maal per week een full backup (weekend) en door de week vier maal een incremental backup. Gebruik dan minimaal vier tapes voor dagbackup
• Maak iedere week een weekbackup (full) en een maal per maand een maandbackup. Gebruik drie tapes voor de weekbackup en op de vierde week de maandbackup
• Bewaar minimaal de laatst gemaakte weektape en de laatst gemaakte maandtape off site!

Zijn al die tips voor u niet van toepassing, zet dan op zijn minst een kopie van de data van het ene systeem op het andere systeem en omgekeerd.

Tekst > Roald Amanda, Technical Architect/Manager bij Bearing Point