‘Ontslag’ heeft een negatieve bijklank. Ontslag nemen kan meestal zonder conflict, maar als u wordt ontslagen of u moet iemand ontslaan, dan is dat niet prettig. Toch is het aan de orde van de dag. Vandaar in Coaching dit keer informatie over het (eenzijdig) beëindigen van een arbeidsovereenkomst.

Een medewerker ontslaan is nooit leuk. Emoties als teleurstelling en boosheid zijn hierbij haast onvermijdelijk. Het initiatief om afscheid van elkaar te nemen kan ook liggen bij de werknemer. Net als de werkgever heeft hij er belang bij om in goede harmonie uit elkaar te gaan. De kans dat je een voormalig werkgever/-nemer tegenkomt is immers groot, zeker op Curaçao. Ontslaan, je baan opzeggen, afscheid nemen. Hoe pak je dit aan? Wat zijn de do’s en don’ts? Een werkgever en twee werknemers vertellen over hun ervaring.

Werkgever
Stel: u bent niet tevreden over een van uw medewerkers. Er is geen reden om hem op staande voet te ontslaan, maar hij functioneert niet zoals u wenst. Hij past niet in de bedrijfscultuur, kan niet meekomen met de ingezette reorganisatie, vindt geen aansluiting bij zijn collega’s, resultaten blijven achter. U heeft hier met de medewerker over gesproken, maar er is geen verbetering, dus u wilt liever afscheid van hem nemen. Juridisch gezien heeft u alles al uitgezocht. U heeft een dossier opgebouwd en kunt de medewerker ontslaan. Maar hoe pakt u dit vervolgens aan?

Disfunctioneren en dossieropbouw
Er is geen wettelijke omschrijving van het begrip ‘disfunctioneren’. Toch kan een rechter een ontslagaanvraag toewijzen wegens disfunctioneren. Een werkgever moet dan wel aannemelijk maken dat een werknemer niet aan de verwachtingen voldoet. De bewijslast ligt in dit geval bij de werkgever. Aan de hand van schriftelijke stukken (beoordelings- of functioneringsverslagen, e-mails) moet duidelijk worden dat  het disfunctioneren een structureel karakter heeft. Daarnaast moet de medewerker in de gelegenheid zijn gesteld om zijn onvoldoende functioneren te verbeteren.
Bij Ernst & Young is deze bewijslast gelukkig bijna nooit nodig, en dat terwijl van iedere werknemer een ‘dossier’ wordt bijgehouden - maar dan wel in de positieve zin van het woord. ‘Je moet het zien als persoonlijk ontwikkelplan’, vertelt Patrick Aberson, partner bij Ernst & Young. ‘Iedere werknemer heeft zijn eigen ontwikkelplan en wordt begeleid door een counselor.’ Gedurende het jaar zijn er metingen in de vorm van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Genoeg materiaal dus dat als ‘bewijslast’ zou kunnen dienen, maar dit functionerings- en beoordelingssysteem lijkt er juist voor te hebben gezorgd dat er van een formeel ontslag tot nu toe nauwelijks sprake is geweest.

Vrienden
Aberson: ‘Iedere medewerker zet per jaar zijn doelen uit. Met functionerings- en beoordelingsgesprekken wordt het behalen van deze doelen gemeten. Bovendien kan een medewerker zijn eigen functioneren tussentijds testen door na een grote klus een review aan te vragen. Hiermee wordt het werk van de medewerker voor die specifieke klus beoordeeld op sociale vaardigheden en representativiteit; op kwaliteit; op bijdragen aan de groei van de organisatie - door bijvoorbeeld een nieuwe klus binnen te halen - en op de manier van werken (efficiëntie).
‘Aan het einde van het jaar krijg je tot slot je eindbeoordeling, uitgedrukt in een cijfer van 1 tot en met 5. Bij een 3 heb je een goede beoordeling, met een 4 heb je de verwachtingen overtroffen en met een 5 doe je dat continu. Een 2 betekent een gele kaart. Met elkaar wordt dan bekeken hoe de medewerker volgend jaar toch op een 3 kan uitkomen. Iemand kan bijvoorbeeld een cursus gaan volgen. Met een 1 lig je eruit, maar dat is in al die jaren maar één keer voorgekomen.’
‘Twee keer geel is rood, dus als er geen verbetering optreedt en een jaar later scoort iemand weer een 2, dan krijgt iemand te horen dat hij of zij bij een andere werkgever waarschijnlijk beter af is. Dat hoeft overigens niets met de persoon zelf te maken te hebben. Sterker nog, met de meesten werken we als E & Y nog intensief samen. Iemand kan hard werken, collegiaal zijn en klantvriendelijk, maar het accountancyvak net niet goed genoeg
onder de knie hebben. Waarschijnlijk functioneert zo iemand perfect in een gerelateerde, maar net iets andere rol. Bijvoorbeeld in een functie waar hij geen controle hoeft uit te voeren, maar zich meer richt op het voeren van administratie. Het is cruciaal dat de persoon zelf inziet dat het beter is om zijn carrière op een andere wijze voort te zetten.’
‘Wij begeleiden mensen in deze procedure en doen een beroep op ons netwerk. Iemand krijgt ruimschoots de tijd om iets anders te vinden, waardoor hij vervolgens tegen zijn collega’s kan zeggen: “Ik heb een andere uitdaging gevonden” in plaats van: “Ik ben ontslagen”. Dit is belangrijk voor de eigenwaarde. Op deze manier ga je als vrienden uit elkaar en niet als vijanden.’

Slecht-nieuwsgesprek
Bedrijven met een transparant functionerings- en beoordelingssysteem voorkomen onduidelijkheid en onvrede bij ontslag. Toch komt het ook bij deze bedrijven voor dat een leidinggevende wil aansturen op ontslag of dat hij daadwerkelijk gaat ontslaan. In een slecht-nieuwsgesprek kunt u het slechte nieuws het beste meteen aankondigen. Hierdoor kan de medewerker zich schrap zetten en komt de eigenlijke klap minder onverwacht.
Na het aankondigen van het slechte nieuws volgt de kern van de boodschap. U deelt kort en helder mee dat bijvoorbeeld het tijdelijke contract niet wordt omgezet in een contract voor onbepaalde tijd. Gun uw medewerker
de tijd om dit tot hem te laten doordringen.
Daarna ontstaat er meestal bij de betrokkene verontwaardiging of woede. Dit is op te vangen door gevoelsreflecties zoals ‘ik kan me voorstellen dat ...’ .
De medewerker heeft het recht de redenen voor het slechte nieuws te weten. Meestal vraagt hij er naar als de ergste emoties wat gezakt zijn. Het is belangrijk de argumenten kort en helder uiteen te zetten. Tussen de stortvloed van argumenten kan een zwak argument schuilen, dus beperk u tot één of enkele argumenten, waarvan u weet dat ze zwaar wegen. Speel als brenger van het slechte nieuws niet onnodig op de persoon en ga niet in op pogingen van de medewerker om te onderhandelen. Blijf begrip tonen, leef mee maar maak tegelijkertijd duidelijk dat de situatie onomkeerbaar is. Als de medewerker de fasen van ontkenning en woede heeft doorlopen, komt onherroepelijk zijn vraag: ‘wat nu?.’ Dit is het moment dat u toekomstgericht kunt gaan werken en het kunt hebben over afvloeiingsregelingen of een outplacementbegeleiding.
Werknemer
Stel: u heeft een baan die aansluit bij uw opleiding en werkervaring. Uw werkgever is tevreden over uw functioneren en het contact met uw collega’s lijkt goed. Uw werkgever denkt dat u ook tevreden bent met de situatie, maar in werkelijkheid bent u zeer teleurgesteld in zijn managementcapaciteiten, zit u voor uw gevoel totaal niet op één lijn met
uw collega’s, ergert u zich aan geroddel en is uw salaris niet marktconform. U heeft geprobeerd dit aan te geven, maar zonder resultaat. Kortom: u wilt ontslag nemen uit onvrede met uw werksituatie. Wat te doen?

U neemt ontslag
Ervan uitgaande dat er geen sprake is van een onhoudbare situatie, is het te verwachten dat u al een nieuwe baan heeft op het moment dat u uw oude opzegt. Licht dan eerst uw directe leidinggevende in. Op het moment dat u uw baan opzegt, is het niet noodzakelijk negatieve redenen te benadrukken. De kans dat u niet in harmonie vertrekt, is dan groot. Vertel uw leidinggevende en collega’s zonder rancune dat u weggaat. Noem positieve redenen, zoals nieuwe uitdagingen, of een andere inhoud van een functie. Mensen herinneren zich altijd de eerste en de laatste indruk.
Shirliane Rondon, actuarieel rekenaar bij Fatum, heeft nog nooit problemen gehad met ex-werkgevers: ‘Ik heb altijd de positieve kanten belicht en gaf altijd krediet aan mijn werkgever; dat ik er veel had geleerd, maar dat ik ging voor een andere uitdaging. Ik vind dat je niet moet afgeven op je werk of je collega’s. Bedank voor de ervaringen die je hebt gehad, ook al is de relatie niet zo goed.’
Rondon verkoos april vorig jaar Fatum boven haar toenmalige werkgever. Zij was destijds al vierenhalf jaar werkzaam bij dit bedrijf en had het qua werk en collega’s naar haar zin, maar was het met een nieuw uit te voeren beleid niet eens. Alhoewel ze zelf nog niet actief op zoek was naar iets anders, werd ze gebeld door Fatum om op gesprek te komen.
Rondon: ‘Fatum zat erg omhoog. Ik ben actuarieel rekenaar en deze mensen zijn schaars op Curaçao. Vanwege mijn onvrede met een deel van het beleid was ik gevoeliger voor een nieuwe uitdaging. Bovendien had ik bij Fatum meer doorgroeimogelijkheden.’

Netwerk
Op goede voet weggaan betekent dat u gemakkelijker kunt vragen om een getuigschrift of referentie. Door te benadrukken dat u met plezier met mensen in de organisatie hebt samengewerkt en door de intentie uit te spreken dat u hoopt ze in de toekomst nog eens tegen te komen, investeert u in uw netwerk. Dit geldt nog sterker voor Curaçao dan voor bijvoorbeeld Nederland. Het eiland is immers klein; zowel zakelijk als privé kom je iemand zeker weer tegen.
Hans Plattel, accountant bij PricewaterhouseCoopers, vindt dat je altijd positief  uit elkaar moet gaan, maar ‘op Curaçao is een positief afscheid nog belangrijker. Je komt elkaar eerder tegen.’
December 2004 maakte Plattel de keuze om zijn baan bij een corporate service provider in Nederland na drie jaar op te zeggen, voor een functie van accountant bij Deloitte in Nederland. ‘Als je ergens twee, drie jaar hebt gewerkt ga je je afvragen “wat betekent dit voor de toekomst?” Je maakt een analyse van toekomstige professionele uitdagingen, de (financiële) doorgroeimogelijkheden en de balans in werk en privé,’ vindt Plattel.
‘De balans werk en privé was achteraf bezien bij die vorige werkgever misschien beter, maar ik miste de uitdaging. Vervolgens kreeg ik een goed aanbod van Deloitte en toen ben ik in gesprek gegaan met mijn toenmalige werkgever. Het had niets met dat bedrijf of mijn collega’s te maken en ze begrepen mijn keuze.
Ik wist dat we elkaar in het werk weer tegen zouden komen, dus ik vond het belangrijk op een positieve manier afscheid te nemen.’ Ook Rondon heeft nog steeds een goede relatie met haar ex-werkgever: ‘Nadat ik met Fatum rond was, heb ik mijn baas eerlijk verteld hoe de situatie was. Hij nam het sportief op. Hij begreep mijn keuze en de relatie met mijn ex-werkgever is nog steeds heel goed. Ik kom daar over de vloer en ik heb veel zakelijk contact.’

U bent ontslagen – wat nu?
Als u vertrekt, pas dan op voor het buiten hangen van de vuile was. Ook al was uw ontslag nog zo onterecht en was het bedrijf een regelrechte puinhoop. De sollicitatiecommissie van uw potentiële nieuwe werkgever zal denken: ‘En wat zegt deze sollicitant over een half jaar over ons?’ Ga niet in paniek in het wildeweg solliciteren of de eerste de beste baan aannemen. Laat het ontslag even bezinken en evalueer uzelf en uw capaciteiten. Wat wilt u nu? Op deze manier begeeft u zich beter voorbereid op de arbeidsmarkt. Mensen die ontslagen zijn, voelen vaak nog lang wrok tegenover de organisatie. Het is belangrijk niet te lang met die woede rond te lopen, omdat dat u verlamt in het maken van plannen. Probeer snel over te gaan op de vraag: ‘hoe nu verder?’ Het is verstandig om de werkelijke reden van uw ontslag goed onder ogen te zien, omdat u er iets van kunt leren voor de volgende baan. Was er iets mis in de onderlinge communicatie? Was er sprake van botsende karakters, of was er gewoon ‘geen klik?’ Paste u niet bij de organisatiecultuur? Dit helpt om de volgende keer een bewustere keuze te maken, waardoor de slagingskans groter wordt.

Valkuilen van een slecht-nieuwsgesprek

1. Het uitstellen van het gesprek. Medewerkers willen zo snel mogelijk weten waar ze aan toe zijn. Uitstel heeft geen zin en maakt de situatie onnodig moeilijk.
2. Jezelf rechtvaardigen De mededeling van bijvoorbeeld een ontslag kan zich onder meer uiten in directe persoonlijke aanvallen op de aanzegger. Om deze agressie af te wentelen zoeken veel aanzeggers hun heil in het rechtvaardigen van hun positie of besluit.
3. De pil vergulden De pil vergulden betekent dat de aanzegger (bijvoorbeeld bij een ontslag) het slechte nieuws zo tracht te verpakken dat het geen slecht nieuws meer lijkt. ‘Bij een ander bedrijf kom je vast beter uit de verf en maak je een flitsende carrière.’
4. De ‘hang-yourself’-methode toepassen Door het geven van vage hints, hoop je de ander zo ver te brengen dat hij zelf conclusies trekt en zelf het slechte nieuws vertelt.

Aanbevolen boeken
Bouman, Jolanda (2003), Ontslag in stijl. Serie Taalanker.
Uitgeverij Kluwer

Gelderen, Maarten van (2003), Eerste hulp bij ontslag.
Rechten, plichten, valkuilen, tips en trucs. Uitgeverij BZZtôh

Jansen, Ronald (2004), Leren van ontslag.
‘Zoiets overkomt mij niet... Maar wat te doen als het wel zo is?’
Uitgeverij Boom

Voor dit artikel is gebruik gemaakt van
informatie op de websites www.tql.nl,
www.carrieretijger.nl, www.vacature.com
en www.ontslag.nl. Deze sites bieden infor-
matie over management en bedrijfsvoering,
beroepen en opleidingen, succesvol functio-
neren en carrière maken, en over ontslag.

www.ontslagtraject.nl
www.leren.nl
www.ontslag-krijgen.nl

Tekst > Inga van Uchelen