‘Bekijk je uitgaven regelmatig, werk preventief door te kijken of er mogelijkheden ?zijn voor het plegen van fraude door het personeel en hou controle op je voorraad’.

Gert-Jan de Boer is directeur van Infocus Accountants & Adviseurs. Hij komt beroepsmatig in aanraking met fraude in het bedrijfsleven en schudt zo enkele tips uit de mouw.
‘Preventie voorkomt heel veel fraude’, zegt ?De Boer resoluut, ‘maar niet alles. Met name bij de grotere horecaondernemingen hier op het eiland is bijvoorbeeld functiescheiding noodzakelijk. Maar door samenspanning ?worden de controlemaatregelen omzeild. En dan komt gelijk de vraag op: hoe ver wil je gaan met continu toezicht? Zet je er nog een extra controleur op? Wat zijn de gevolgen van al te grondige controle, wat zijn de kosten, en wat levert het op? Dat moet je je afvragen als ondernemer.’ Soms ‘nemen’ getroffen ondernemers hun verlies als een werknemer wordt betrapt.

Duidelijke verantwoordelijkheden
Het duidelijk neerleggen van verantwoordelijkheden voorkomt echter al veel ellende, stelt De Boer. ‘Voer elke dag kascontrole uit. Stel één persoon verantwoordelijk voor het aan hem of haar toevertrouwde geld. Dat is belangrijk.’
Want als De Boer één ding heeft geleerd in zijn loopbaan, dan is het dat gelegenheid de dief maakt. ‘Zorg ervoor dat de financiële ?administratie continu up-to-date is. Dat zorgt dat je er snel bij bent als er fraude wordt gepleegd. Hoe verder je bij een onderzoek terug in de tijd moet, des te lastiger is het mogelijke fraude aan te tonen. Vaak komt het voor dat er helemaal geen, of maar een deel van de kasadministratie beschikbaar is. Geen gegevens is geen bewijs.’
De Boer kent een aantal praktijkvoorbeelden. Hij vertelt over een rechtszaak waarin door een medewerker werd betwist dat ze zich geld had toegeëigend van het bedrijf. ‘Zodra je daarvoor in de rechtszaal staat, heb je als bedrijf al verloren. Wees zoiets voor. Geef medewerkers geen toegang tot gelden en voorraden, of controleer het continu.’ Hij kan het niet vaak genoeg benadrukken.
Ook heeft hij in de loop der jaren geleerd dat het soms niet verstandig is, mensen direct te beschuldigen. ‘Als er kasverschillen zijn, of iemand heeft de indruk gewekt op een of andere wijze iets van waarde uit het bedrijf te hebben laten verdwijnen, is het het beste deze persoon hiermee te confronteren. Niet op een direct beschuldigende toon, maar meer in de trant van: “we hebben een probleem”. Als kan worden vastgesteld dat de medewerker de opnames heeft gedaan en niet zakelijk heeft besteed, dan volgt een verzoek tot terugbetaling. Wordt er geen gevolg gegeven aan dat verzoek door de (ex-)medewerker dan volgt mogelijk een juridisch traject.’

‘Toko den toko’
‘Ook zijn er voorbeelden van een winkeltje binnen een winkel (‘toko den toko’). Dit brengt een bedrijf schade toe omdat er gebruik wordt gemaakt van de faciliteiten en vaak van voorraden en mankracht binnen een bedrijf. Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan bedrijven die producten maken, maar ook in de dienstverlening. Een adviseur verzorgt adviezen voor eigen rekening gedurende werktijden met de kennis en faciliteiten van het bedrijf. Gevolg: lagere productiviteit en omzet. Door de administratie op orde te hebben, voldoende toezicht te houden en de juiste afspraken met het personeel te maken kunnen dit soort winkeltjes worden ingeperkt.’

Over de auteur
Gert-Jan de Boer is directeur van Infocus en ?levert aan circa 300 bedrijven financiële dienstverlening in de ruimste zin van het woord.