Fraude? ‘Niet in ons bedrijf’, denken veel managers. Toch staan de kranten er vol van. Volgens recente Nederlandse cijfers kost fraude het bedrijfsleven jaarlijks 200 miljoen euro. Ongeveer een derde daarvan betreft interne fraude, dus gevallen waarin de eigen medewerkers van het bedrijf stelen. En er is weinig reden om aan te nemen dat de lokale situatie sterk van de Nederlandse zou verschillen. Hoe wapen je je tegen dit fenomeen?

Wat verstaan we eigenlijk onder fraude? ?Volgens Nelly Schotborgh van Forensic Services Caribbean (FSC) is fraude een containerbegrip, waar geen eenduidige definitie voor bestaat. Het woord fraude is afgeleid van het Latijnse woord fraus, dat staat voor bedrog en arglistigheid. De fraudeur is er in alle gevallen op uit om voordeel te verkrijgen door onrechtmatig handelen. Fraude doet zich voor op zeer veel verschillende terreinen: van documentenfraude tot milieufraude, computerfraude, corruptie, beleggingsfraude, verzekeringsfraude, et cetera. Het onderzoek waar FSC zich mee bezighoudt, is gericht op waarheidsvinding. Het bedrijf wordt ingeschakeld op het moment dat er fraude is geconstateerd maar ook bij een sterk vermoeden dat er fraude in het spel is. FSC specialiseert zich in het onderzoeken van financiële criminaliteit. Waar de controle van de accountant zich richt op het bieden van zekerheid dat zich in de jaarrekening geen onjuistheden bevinden – de waakhondfunctie –, is de forensisch onderzoeker te vergelijken met de speurhond, die juist geïnteresseerd is in alles wat afwijkt en wat fraude inzichtelijk zou kunnen maken.

Fraudedriehoek
Volgens Nelly Schotborgh begint effectieve fraudebestrijding met kennis van de factoren die bijdragen aan het ontstaan van fraude. Een veelgebruikt hulpmiddel daarbij is de fraudedriehoek die de drie risicofactoren in kaart brengt: gelegenheid, gebrek aan controle en intentie.
‘Uit onderzoek blijkt dat tien procent van de mensen van nature er willens en wetens op uit is om creatief met de regels om te gaan. Tien procent wordt gevormd door personen met een zeer sterk normbesef of respect voor gezag, die zich altijd aan de regels zullen houden. De resterende overgrote meerderheid, tachtig procent, laat zich leiden door de gelegenheid die geboden wordt’, aldus Nelly Schotborgh. Naarmate er dus meer gelegenheid is om regels met voeten te treden, zal dit dan ook gebeuren.
De mate waarin naleving van de regels wordt gecontroleerd, heeft een significant effect op de mate waarin mensen zich aan de regels zullen houden. Een magazijn waar iedereen altijd vrij met spullen in en uit kan lopen nodigt dus veel meer uit tot fraude dan bijvoorbeeld een magazijn met een beheerder die bijhoudt wie wat meeneemt. Om tot een goede fraudepreventie te komen, moet je voor ieder van de drie risicofactoren maatregelen treffen.

Gebrek aan controle
Wil je controle kunnen uitoefenen, dan zijn interne procedures onmisbaar. Nelly Schotborgh: ‘Bij veel financiële instellingen, zoals banken en verzekeraars, waar het werk sterk aan procedures is gebonden, zijn interne controllers of auditors aangesteld. Deze voeren periodiek interne audits uit om te controleren of de procedures worden nageleefd. In het lokale bedrijfsleven ligt dit wat gevoelig. De persoon in deze functie wordt al gauw ervaren als iemand die zijn collega’s op de vingers kijkt. Toch is deze functie inmiddels bij de meeste banken niet meer weg te denken.
‘Voorwaarde voor succes bij het hanteren van procedures is wel dat ze in de praktijk goed uitvoerbaar zijn. Je kunt alles tot in detail in procedures vervat hebben, maar als sommige regels in de praktijk lastig uitvoerbaar zijn, ontstaan er in de uitvoering van de werkzaamheden toch weer nieuwe varianten. Hierdoor doet op den duur ieder toch zijn eigen ding, wat de controle weer kan bemoeilijken.’

Gelegenheid
Door de kleinschaligheid van de lokale bedrijven is er vaak onvoldoende functiescheiding, waardoor medewerkers relatief veel speelruimte hebben en weinig verantwoording hoeven af te leggen. De gelegenheid om onopgemerkt over de schreef te gaan is daardoor relatief groter dan als je dagelijks te maken hebt met een of meer collega’s waar je mee samenwerkt. Er is bijvoorbeeld niemand die het de secretaresse – die ook magazijnbeheerder is – moeilijker zou kunnen maken om dagelijks een nieuwe pen mee te nemen.
Een veel gehanteerde procedure om fraude tegen te gaan is het vier-ogenprincipe, een procedure die standaard bij banken wordt gehanteerd. Volgens dit principe moeten altijd minstens twee employees hun goedkeuring geven aan handelingen binnen fraudegevoelige processen. Zo voorkom je dat er te veel macht (ofwel gelegenheid) bij één persoon komt te liggen.

Intentie
Wat voor vlees hebben we in de kuip? Door welke intenties laat een medewerker zich leiden? Dit is een vraag die vooral tijdens sollicitatietrajecten gedegen aan de orde hoort te komen. Maar bedrijven zijn vaak al blij als ze een gekwalificeerde of ervaren medewerker hebben gevonden; ze besteden weinig aandacht aan zaken als het natrekken van referenties of een psychologische test. Door tijdig te achterhalen dat iemand een frauduleus verleden of een (gok)verslaving heeft, kan een bedrijf zich echter veel narigheid en hoge kosten besparen.

Veel voorkomende fraudes
Een onschuldig klinkende overtreding – waar de meerderheid van de medewerkers zich wel eens schuldig aan maakt – is de zogenaamde mentale afwezigheid: bellen, e-mailen, internetten, kranten lezen. Maar ook grijs verzuim komt veel voor: je ziekmelden of na ziekte langer thuisblijven zonder dat je daadwerkelijk in je bed ligt.
Ook het onverantwoordelijk omgaan met bedrijfseigendommen valt onder de noemer fraude. Dit kan variëren van het beschadigen van spullen tot misbruik of verduistering van onderdelen van de bedrijfsinventaris. ‘Ach, er is niemand die ze mist’, denkt de medewerker die zijn hele vriendenkring voorziet van gratis baseballpetjes met bedrijfslogo.
Een andere vorm – die met enige regelmaat in de lokale media is terug te vinden – is de fraudeur die zichzelf en derden bevoordeelt bij een aanbesteding of aanschaf vanuit het bedrijf. De scheidslijnen tussen fraude en rechtmatig handelen kunnen hier vrij vaag zijn: wat te doen met die gratis laptop bijvoorbeeld, die thuis wordt afgeleverd omdat jouw bedrijf het betreffende elektronicaconcern een grote opdracht heeft gegund?
Andere vaak voorkomende fraudevormen zijn het vervullen van niet toegestane nevenfuncties, benoemingen van personen in strijd met de geldende regels, het lekken van vertrouwelijke informatie naar de media of naar concurrerende partijen en het incorrect omgaan met kostendeclaraties.

De fraudeur
Je zou het niet verwachten, maar de fraudeur is over het algemeen een hardwerkend en ambitieus tot overambitieus persoon die lange werkdagen maakt. Omdat ze bekend staan als hardwerkend en zeer bekwaam, genieten ze een groot vertrouwen dat vaak gepaard gaat met een soort untouchable status, waardoor ze niet of mondjesmaat in hun werk worden gecontroleerd. Het gaat vaak juist om de >> ‘oude getrouwen’: de helft van de fraudeurs werkt al langer dan vijf jaar bij het bedrijf en een kwart van hen zelfs meer dan tien jaar.
In gevallen waar derden bij de fraude betrokken zijn, blijkt het niet zelden te gaan om employees bij leveranciers waar het bedrijf een langdurige relatie mee heeft. Twee derde van de frauderende employees bekleedt een managementpositie en het zijn overwegend mannen, hoewel vrouwen hierin inmiddels terrein aan het winnen zijn.
Het is vaak lastig voor de administratieve/financiële fraudeur om vakantie te nemen. Bij deze vormen van fraude geldt namelijk dat als je er eenmaal aan begint, je eraan vastzit. Je moet de boel goed in de gaten houden en een periode van afwezigheid vormt een risico; als iemand anders het werk tijdelijk gaat overnemen, heb je kans dat de onregelmatigheden worden opgemerkt.

Fraudesignalen
Enkele signalen in het gedrag van employees, die op fraude kunnen wijzen zijn in dit artikel aan bod gekomen. Daarnaast is het raadzaam om de bedrijfsprocessen regelmatig te screenen en alert te zijn op signalen die op fraude zouden kunnen wijzen. De meest fraudegevoelige bedrijfsprocessen zijn de inkoop, de verkoop en het voorraadbeheer. Inkopen die zonder offerte worden gedaan, een structurele keuze voor de laagste offerte, en betalingen waar geen brondocument aan ten grondslag ligt: dit kunnen signalen zijn van een inkoopproces waar iets aan schort. Hetzelfde geldt voor het bestaan van voorraadverschillen zonder een aanwijsbare oorzaak en het gebruik van vaak wisselende bankrekeningen waarnaar betalingen moeten worden overgemaakt.
Accountants zijn vanuit de richtlijnen voor accountants al sinds 2005 verplicht om bij de controle van jaarrekeningen meer dan voorheen alert te zijn op frauderisico’s en fraudedetectie en om experts in te schakelen bij aanwijzingen van eventuele fraude. Maar op het moment dat een accountant iets vreemds opmerkt, is het vaak al te laat. Het belangrijkste wapen in de bestrijding van fraude is een continu bewuste en alerte houding en een open bedrijfscultuur, op alle niveaus in de organisatie.
Geef fraude weinig kans

1. Leg de bedrijfsprocessen vast in praktisch goed uitvoerbare procedures.
2. Zie regelmatig toe op naleving ?van de procedures.
3. Werk aan een open cultuur, waarin ?de top het goede voorbeeld geeft, waarbinnen medewerkers zich durven te uiten en waar (dreigende) fraude ?of misstanden bespreekbaar zijn.
4. Stel samen met het personeel een ethische gedragscode op en zie erop toe dat deze gedragscode in de organisatie wordt geïmplementeerd en nageleefd.
5. Hanteer het meer-ogenprincipe, waarbij minstens twee personen betrokken zijn bij het accorderen van handelingen bij fraudegevoelige processen.
6. Neem kennis van actuele ontwikkelingen en ervaringen met fraude elders en vertaal de mogelijkheden en consequenties daarvan ook voor de eigen organisatie.
7. Leer van gemaakte fouten en wees transparant over corrigerende en ?preventieve maatregelen.
8. Onderzoek meldingen van vermeende fraude of integriteitsinbreuken altijd ?en maak in de organisatie kenbaar welke maatregelen u hebt genomen als er daadwerkelijk sprake blijkt te zijn van fraude.

Deze tips zijn ontleend aan het artikel ‘Acht gouden regels om fraude te voorkomen’ van A.J. Mikkers RA en E.M.A. van Schoten RA, Overheids MANAGEMENT, 6/2006. Met dank aan Forensic Services Caribbean.

Vier cases om u aan het denken te zetten over wat ú zou doen als u getuige bent van fraude. Ook te gebruiken voor een discussie met collega’s, of om het onderwerp bespreekbaar te maken op het werk.

Case 1
De directie heeft alle werknemers ervan op de hoogte gesteld dat de telefoonkosten de afgelopen jaren enorm zijn gestegen. U weet dat de directie van alles doet om deze kosten te drukken. Iedereen is gevraagd op de belkosten te letten.
De collega bij u op de kamer lijkt zich hier weinig van aan te trekken. Hij/zij blijft maar doorgaan met veel, en lang bellen, ?en dan ook nog vooral naar mobiele nummers.

Wat doet u?
a.    Niets. Het is aan de directie of de manager ?om de collega hierop aan te spreken.
b.    Ik spreek de collega hierop aan.
c.    Ik geef aan de directie aan wel te weten ?waar hoge kosten vandaan komen.
d.    Anders...


Case 2
Uw collega neemt een nieuwe aanvraag in behandeling. De klant is een goede vriend van uw collega. U merkt dat de klant kennelijk niet kan voldoen aan alle vereisten (noch qua voorwaarden, noch qua betaling). U merkt dat uw collega zijn/haar vriend laat weten dat hij/zij het wel zal regelen en dat de klant zich geen zorgen hoeft te maken.

Wat doet u?
a.    Niets. Het is de verantwoordelijkheid van uw collega.
b.    U gaat later in het dosier kijken wat er aan de hand is.
c.    U spreekt uw collega erop aan en vraagt na wat e

Case 3
U heeft een vrije middag en gaat naar de winkel. ?U ziet daar een collega lopen waarvan u weet dat deze zich die ochtend plotseling had ziek gemeld. Dit terwijl u weet dat het erg druk is op de afdeling en dat de collega’s alle zeilen moeten bijzetten. Wat doet u? r is.
d.    Anders...

Case 4
U en uw collega hebben ongeveer hetzelfde salaris, jullie werken namelijk ongeveer even lang op dezelfde afdeling. U weet wat voor werk de man van uw collega doet en wat voor salaris daar ongeveer bij hoort. Hoewel u niks te klagen heeft is het salaris niet toereikend om dure vakanties te betalen, merkkleding ?en daarnaast ook nog eens uitgebreid carnaval te vieren. Dit doet uw collega wel. ?U vraagt zich dan ook af, waar zij het van doet? Het geeft u al geruime tijd een onbestemd gevoel. Toen u laatst onverwachts naar kantoor moest in het weekend was uw collega er ook. Die schrok behoorlijk toen u binnenkwam. Wat doet u? Gaat u hierover spreken met uw collega, een leidinggevende of iemand anders van het bedrijf? Of laat u het voor wat het is en bemoeit u zich er niet mee?
‘Ik wilde het terug storten’
Employee A. beheert de kas van bedrijf X. A is in zijn vrije tijd regelmatig te vinden bij de nummerkantoren maar op zijn werk heeft hij zijn gokverslaving tot nu toe goed verborgen kunnen houden. Het gaat fout op het moment dat A 100 gulden uit de kas haalt. Hij trekt het bedrag af van het totaal op de depositslip en besluit het uit de kasopbrengst van de volgende dag te halen. Hij voelt zich er niet prettig bij, maar het gaat heel gemakkelijk en niemand heeft iets in de gaten.
Geeft niet, hij zal het zo snel mogelijk terugstorten en dan is er niets aan de hand.
De week daarop is hij totaal door zijn salaris heen, maar hij moet nummers kopen, immers hij moet die 100 gulden terug zien te krijgen! Hij haalt weer 100 gulden uit de kas. Maar helaas wint hij ook die avond niet.
Als dit zich enkele keren heeft herhaald, heeft A zijn plan klaar. Hij moet gewoon een grote klapper maken: dan kan hij in één keer alles terug betalen. Maar dat betekent dat hij voor een fors bedrag aan loten moet kopen. A doet een flinke greep uit de kas.
A wint weer niet en dit gaat zo door, tot het moment dat de directie opdracht geeft om de kas op te maken. A wordt bij de directie geroepen. Er blijkt een kastekort van 30.000 gulden te bestaan. Zijn er nog bijzonderheden, waaruit dit tekort verklaard kan worden? Er zit voor A weinig anders op dan op te biechten wat er aan de hand is: ‘Ik was van plan om het terug te storten zodra ik zou winnen...’

Bovenstaande case heeft zich enkele jaren geleden daadwerkelijk voorgedaan bij een lokaal bedrijf. Volgens Trea van Luipen, ex-auditor bij KPMG, ABN AMRO en MCB zijn fraudeurs vaak echt van plan om het geld weer terug te storten. ‘Maar zeker als het, zoals in dit geval, gaat om een verslaving, dan raken mensen verstrikt in een web waar ze niet meer op eigen kracht uit kunnen komen. Daarom is het zo belangrijk dat je als bedrijf weet wie je in dienst neemt’, aldus van Luipen.

Tekst > Elaine Marchena